Vpis v blog od cung hoaanh

vidno vsem

Một trong những bước đầu tiên trong việc tổ chức một sự kiện là thiết lập ủy ban hội nghị, với những người chịu trách nhiệm về tất cả các khía cạnh của sự kiện.

Vai trò và trách nhiệm chính

Có năm vai trò quan trọng cho bất kỳ hội nghị nào.

  • Tổng Chủ tịch : Được chỉ định bởi tổ chức tài trợ. Thường chịu trách nhiệm chọn vị trí hội nghị. Bổ nhiệm các ghế của các ủy ban khác, những người tạo nên ủy ban hội nghị. 
  • Chủ tịch Tài chính và Thủ quỹ: Tùy thuộc vào quy mô của hội nghị, một ủy ban có thể cần thiết để đảm bảo tất cả các yêu cầu về tài chính, thuế và kiểm toán được đáp ứng. Một số yêu cầu bao gồm thiết lập tài khoản ngân hàng hội nghị, thuế gián tiếp, bảo hiểm và liên kết, ngân sách, chi phí, báo cáo tài chính và kết thúc hội nghị. Cũng chịu trách nhiệm kiểm toán cuối cùng, nếu cần thiết. 
  • Chủ tịch Chương trình: Đảm bảo rằng một chương trình cân bằng, chất lượng cao được tổ chức và trình bày tại hội nghị. Xử lý các cuộc gọi cho giấy tờ thông qua việc lựa chọn và xem xét mọi giấy tờ. Hỗ trợ lập kế hoạch cho các phòng họp và giúp sắp xếp địa phương cho chương trình. 
  • Ấn phẩm Ghế Chịu trách nhiệm phối hợp sản xuất nội dung hội nghị (ví dụ, giấy tờ từ phiên họp đặc biệt hướng dẫn hoặc đàm trường, tóm tắt các báo cáo hội thảo, các chương trình, vv) và đóng vai trò đầu mối liên lạc cho tất cả Xplore yêu cầu nộp hồ sơ liên quan đến trước và sau Hội nghị. 
  • Công khai và Quan hệ công chúng Chủ tịch: Thu thập, duy trì và sử dụng danh sách các địa chỉ liên hệ truyền thông và những người tham dự trong quá khứ và tiềm năng để tiếp cận mục tiêu; thúc đẩy hội nghị thông qua các vị trí trong các lịch và quảng cáo xuất bản khác nhau trong các ấn phẩm và phương tiện truyền thông không thuộc IEEE và IEEE. Cũng có thể phát triển và quản lý trang web cũng như bất kỳ ứng dụng truyền thông xã hội nào.

Tùy thuộc vào kích thước và phạm vi và quy mô tổ chức hội nghị, những chiếc ghế này có thể thiết lập các ủy ban để làm việc với họ.


Ủy ban hội nghị điển hình

Hội nghị của bạn có thể chọn thành lập các ủy ban để hỗ trợ các chức năng cụ thể. Những ủy ban này chỉ là những gợi ý; cảm thấy tự do để thiết lập số lượng và loại ủy ban đặc biệt cho các nhu cầu của một hội nghị cụ thể. Hãy chắc chắn tạo ra một định nghĩa rõ ràng về vai trò và trách nhiệm và cấu trúc báo cáo.

  • Ủy ban đăng ký: Lập kế hoạch và thực hiện đăng ký hội nghị (cả tạm ứng và tại chỗ) các thủ tục và hậu cần, bao gồm xử lý các khoản phí thẻ tín dụng, chính sách hủy bỏ, và tạo ra các huy hiệu tên; hoặc, nó quản lý một công ty quản lý sự kiện
  • Ủy ban triển lãm: Đảm bảo xử lý hợp lý các hợp đồng, không gian sàn, đăng ký triển lãm, bảo mật và các dịch vụ hậu cần khác; hoặc, nó quản lý một công ty quản lý triển lãm.
  • Ủy ban sắp xếp địa phương: Làm việc với các nhà cung cấp địa phương, các công ty quản lý, hội nghị và các ủy ban khác trong quy hoạch không gian hội nghị, bao gồm thiết lập phòng, tuyển dụng giải trí, tour du lịch và các dịch vụ hậu cần địa phương khác. Ủy ban này cũng làm việc với Cục Công ước và Du khách địa phương, nếu có.
>Bài liên quan: https://gitlab.labs.nic.cz/snippets/592

[ Spremenjeno: sreda, 17. oktober 2018, 02:27 ]