# Uvod v preglednice

| Preglednice so programi, ki nudijo za številčne podatke enako moč, kot jo dajejo oblikovalniki besedil za tekst. Na koncu tega poglavja naj bi: Ločili med zmožnostmi preglednic v primerjavi s kalkulatorji Razumeli odvisnosti med številčnimi podatki Spoznali koristnost dobro pripravljene preglednice.

## Kaj je preglednica?

Preglednice omogočajo pregled nad numeričnimi podatki, niso pa tako specializirane, kot so na primer računovodski, analitični in drugi posebni programi. Omogočajo rokovanje, ekstrapolacijo in interpretacijo podatkov. Večina preglednic omogoča tudi grafično predstavitev kompleksnih podatkov.

## Preglednica je organizacija za številčne podatke

Zelo zgodaj spoznamo potrebo po urejeni obliki besed na neki strani in zato uporabljamo oblikovalnike besedil, urejevalnike hipertekstnih strani in podobno. Lahko pa pomislimo, da bi bilo dobro imeti organizirano urejenost informacij, ki so predstavljene s številčnimi podatki.

Pri oblikovanju besedil vemo, da je smiselno razdeliti vsebino na poglavja, strani, odstavke, včasih tudi alineje. Besedila so blizu vsakdanjemu razmišljanju in medsebojni komunikaciji in nam je taka oblika organiziranosti sama po sebi umevna.

Za večjo organiziranost in preglednost uvajamo kazala, poudarjene naslove in podnaslove, včasih tudi indeksna kazala.

Preglednice imajo podobno vlogo pri organizaciji, združevanju in večji preglednosti numeričnih podatkov. Pomagajo nam tudi razumevanje kompleksnih odvisnosti med množicami podatkov. Preglednost je še toliko večja, če je dopolnjena s primernimi grafikoni.

Preglednica je v bistvu predimenzioniran kalkulator!

## Preglednica je množica povezav in odvisnosti

To, da obstajajo povezave med različnimi številčnimi podatki vemo, čeprav na to pogosto ne pomislimo. Vemo, da je cena avtomobila odvisna od trenutne cene železa, stroškov izdelave, davkov, dobička in še česa. Cena železa je spet odvisna od cene železove rude, stroškov predelave, stroškov dobave itd. Izračun take cene je lahko dokaj zamotan in zamuden.

Preglednica lahko tako računanje avtomatizira. V preglednici moramo zapisati posamezne cene in odstotke in izračunamo končno ceno avtomobila, ne da bi se izgubljali v zapletenih računanjih.

Seveda cene avtomobilov niso pri tem kakšna izjema. Podobno bi lahko računali, kako je z našim osebnim denarjem. V preglednico bi morali vpisati Trenutno stanje prihrankov, mesečni prihodek, vpisati zneske vseh položnic, stroške za hrano in stanovanje. Dobili bi tako, koliko denarja nam ostane. In ti podatki se iz meseca v mesec spreminjajo, računi pa v principu ostajajo enaki.

Preglednica lahko pomni vse take odvisnosti in nam računanje ponavlja hitro in povsem natančno.

##

## Preglednica je mehanizem za odgovarjanje na vprašanja

Seveda lahko vprašanja pišemo tudi na papir. Podatke vnašamo v preglednico, ta pa izvaja hitra računanja. Morda to izgleda podobno, kot če bi si pomagali z dobrim starim kalkulatorjem.

Vendar obstaja s preglednico neka bistvena razlika. Če pridemo do neke rešitve na ročni način ali s kalkulatorjem, smo rešili en konkreten problem. Preglednica pa definira splošno rešitev problema. Kaj hitro lahko ugotovimo, da si ob preglednici lahko postavljamo zanimiva vprašanja, kot na primer:

- Kaj se zgodi, če se davki povečajo za pol odstotka?
- Ali moram glede na izkušnje iz prejšnjega meseca povečati delež za hrano za 100 Euro?

Preglednice nudijo možnost postavljanja vprašanj tipa »kaj če,...«. Posamezen podatek spremenimo in preglednica takoj izvede vse kompleksne račune in pokaže rezultat za ta primer. Hitro lahko primerjamo različne alternative in se primerno odločimo.

Uporaba preglednic torej ni zgolj golo računanje. Je tudi razumevanje podatkov, njihovo organiziranje in prihranek na času ter boljše odločanje.

## Preglednica je enkraten napor za večkratno uporabo

Marsikdo se sprašuje, zakaj naj bi se toliko ukvarjali s preglednicami, saj so »takooo podobne kalkulatorjem«. Pomembno je, da se moramo pri tem enkrat potruditi, pa bomo imeli kasneje večkrat olajšano delo. Dobro zasnovano preglednico lahko velikokrat uporabljamo. Morda mesece in leta. Pri tem vnašamo vanju le nove oziroma posodobljene podatke. Prihranimo si lahko veliko deset ur ponavljajočega se dela.

## Trezen pogled na preglednice

Preglednice seveda niso čarovnija. Sproščajo nas od utrujajočega računanja. Ne odvezujejo pa nas od odgovornosti, da podatke razumemo. Povezave med podatki moramo še vedno poznati, saj moramo v preglednico vnesti ustrezne enačbe (ali pa to naredi nekdo drug namesto nas).

Morda kdo pomisli, da »računanje ni zanj«. Ta misel je napačna, saj pri delu s preglednico delamo to, kar sicer delamo vsak dan. Res je, da morda moramo globlje razumeti, kaj delamo, ni pa to nič novega.